ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Správce:

Organizace závodů z. s.

Správce přistupuje k ochraně osobních údajů fyzických osob dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a další související právní předpisy (dále jen ,,Nařízení”) jako k jedné ze svých priorit, ačkoliv získávání osobních údajů ani jejich zpracování není hlavním cílem a předmětem činnosti Správce, což je pořádání závodů. Správce zavedl, dodržuje a pravidelně aktualizuje opatření, která mají za cíl zajistit maximální ochranu jí zpracovávaných osobních údajů subjektů údajů. Součástí těchto opatření jsou tyto zásady zpracování osobních údajů, které shrnují základní informace o tom, jaké osobní údaje Správce v rámci své činnosti zpracovává, pro jaké časové období, za jakým účelem a z jakého důvodu pro zpracování dle Nařízení.

Zásady zpracování osobních údajů vyplývají z čl. 5 Nařízení.

 

  1. A) OSOBNÍCH ÚDAJE fyzických osob, které Správce zpracovává

Správce zpracovává zpravidla osobní údaje:

    • jméno, příjmení,
    • pohlaví,
    • emailová adresa,
    • telefonní číslo,
    • startovní číslo,
    • dosažený čas v závodě,
    • pořadí v závodě,
    • pořadí v kategorii,
    • fotografie

 

  1. ÚČELY, DOBA a PRÁVNÍ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje jsou vždy zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro účely, ke kterým jsou tyto osobní údaje potřebné. Ke zpracování osobních údajů dochází vždy na základě určitého zákonného důvodu a v jeho mezích.

Správce zpracovává osobní údaje za účelem:

  • Vedení evidence účastníků (subjekt údajů) závodu a následné možnosti těchto subjektů se závodu účastnit
  • Sdělit účastníkovi závodu jeho výsledek v závodu
  • Zvýšení bezpečnosti poskytovaných služeb
  • Provádění analýz a měření
  • Zasílání informací o sportovních závodech a jiných obdobných závodech
  • Zajištění ochrany zdraví a majetku
  • Účetní a daňové účely
  • Plnění ostatních zákonných povinností


Konkrétně se osobní údaje zpracovávají pro tyto účely:

  • e-mail za účelem primární komunikace s účastníky,
  • mail, jméno a příjmení z registračního formuláře, které vyplňujete při vytváření registrace, pro umožnění registrací do závodů,
  • pohlaví, a datum narození, které vyplňujete při registraci do závodu je zpracováváno za účelem správného zařazení do příslušné kategorie podle pravidel závodu
  • telefonní číslo  za účelem zasílání výsledného času po závodě (jako součást plnění smlouvy) a pro komunikaci mezi pořadatelem a účastníkem v případě mimořádných událostí (například přírodní podmínky či bezpečnostní ohrožení)
  • adresu trvalého bydliště za účelem ochrany životně důležitých zájmů účastníků (například v případě kolapsu a nutného kontaktu složkami záchranného systému), za účelem možné případné písemné komunikace mezi pořadatelem a účastníkem závodu

 

Veškeré osobní údaje jsou zpracovávány pro jeden z výše uvedených účelů, přičemž nikdy nedochází ke zpracování těchto osobních údajů způsobem, který je s takovým účelem neslučitelný.

Správce zpracovává osobní údaje na základě níže uvedených důvodů, a to:

    • subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
    • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy (tím je myšlena účast na závodě) nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
    • oprávněný zájem;
    • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje;

V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu subjektu údajů je poskytnutí údajů zcela dobrovolné a udělený souhlas lze kdykoli odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování prováděného před odvoláním souhlasu.

Správce zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení příslušného účelu (proběhnutí závodu) nebo po dobu stanovenou právními předpisy.

 

  1. PŘEDÁVÁNÍ a ZPRACOVATELÉ osobních údajů

Pokud Správce využívá při své činnosti služeb odborných specializovaných subjektů, například marketingových agentur, dodavatelů IT služeb a jiných dodavatelů, jsou tyto osoby zpravidla v pozici zpracovatele osobních údajů, který zpracovává osobní údaj výlučně v souladu s jejími pokyny.

Zpracovateli pro Správce jsou zejména:

    • Stopcy

Správce předává osobní údaje také v případě plnění právní povinnosti (např. na žádost Policie ČR) nebo při ochraně svých práv.

K předání osobních údajů třetím osobám dochází vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a při dodržení nejvyššího standardu ochrany osobních údajů, který zajišťuje řádné zachování práv subjektů údajů a ochranu jejich soukromí.

 

  1. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

 

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt osobních údajů má právo na přístup k osobním údajům a může požádat Správce o informace:

    • zda zpracovává jeho osobní údaje,
    • o účelech zpracování,
    • týkající se kategorií dotčených osobních údajů,
    • plánované době zpracování,
    • týkající se existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz jeho osobních údajů
    • o omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
    • o právu podat stížnost u dozorového úřadu,
    • o veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou  získány od subjektu údajů,
    • týkající se skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování,

Správce na základě žádosti subjektu údajů poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Bude-li subjekt údajů žádat opakovaně o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů nebo žádost subjektu údajů bude zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, je Správa oprávněna žádost odmítnout.

 

Právo na opravu nepřesných údajů

Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm Správce zpracovává.

 

Právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů může kdykoliv požádat o výmaz osobních údajů, které se ho týkají. Správce smaže bez zbytečného odkladu všechny osobní údaje subjektu údajů, pokud vyhodnotí, že žádost subjektů údajů je oprávněná a Správce nemusí dané osobní údaje zpracovávat z jiné právní povinnosti.

 

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo na to, aby Správce omezila zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

 

  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohla přesnost osobních údajů ověřit;
  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • Správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů;

 

Pokud bylo zpracování omezeno podle výše uvedených bodů, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

Subjekt údajů, který dosáhl omezení zpracování podle výše uvedených bodů, je Správcem předem upozorněn na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

 

Právo na přenositelnost osobních údajů

Každý subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Každý subjekt údajů má rovněž právo požádat Správce o předání těchto údajů jinému správci, ale toto právo lze uplatnit pouze ve stanovených případech, a to pokud je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a zároveň je založeno na:

    • souhlasu subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 Nařízení nebo v případě citlivých údajů na souhlasu uděleném v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení, nebo
    • plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. Nařízení.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a Právo podat stížnost

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů Správcem. Neprokáže-li se, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce ukončí zpracovávání dotčených osobních údajů  na základě námitky bez zbytečného odkladu.

Každý Uživatel má právo podat stížnost týkající se zpracovávání osobních údajů u dozorového orgánu, a  to Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, internetové stránky  www.uoou.cz.

 

  1. KONTAKTY a ŽÁDOST SUJEKTŮ ÚDAJŮ

Subjekt údajů může uplatnit svá práva plynoucí z Nařízení na kontaktní adrese Správce, kterou je: …………………………….  Veškeré žádost vztahující se ke zpracování osobních údajů musí být zasílány v elektronické podobě na e-mailovou adresu ……………..@…………cz, kdy v předmětu emailu musí být uvedena zkratka „GDPR“ nebo v listinné podobě na kontaktní adresu:

……………………….

 

V žádosti subjektů údajů musí být specifikováno, na co se žádost vztahuje a jakého práva chce subjekt údajů využít.

Správce může sdělit informace o osobních údajích subjektu údajů jen tomu subjektu údajů, ke kterému se dotyčné osobní údaje vztahují. V případě, že má správce pochybnosti o totožnosti osoby, která žádá o informace, může postupovat dle článku 12 odst. 6 Nařízení, tj. může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti subjektu údajů (který podává žádost).